Odgovorno tijelo
Odgovorna osoba za upravljanje i provođenje Nacionalnih programa Fonda za azil, migracije i integraciju i Fonda za unutarnju sigurnost u Ministarstvu unutarnjih poslova, Upravi za europske poslove, međunarodne odnose i fondove Europske unije je državna tajnica Terezija Gras.
Odgovorno tijelo je zaduženo za pravilno upravljanje i kontrolu provedbe Nacionalnih programa fondova na razuman, učinkovit i prikladan način u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja.
Zadaci Odgovornog tijela su: a) provedba savjetovanja s partnerima u skladu s člankom 12. stavkom 1. Uredbe (EU) br. 514/2014; b) osiguranje pravilnog funkcioniranja odbora za praćenje iz članka 12. stavka 4. Uredbe (EU) br. 514/2014; c) podnošenje prijedloga Nacionalnog programa iz članka 14. Uredbe (EU) br. 514/2014 Komisiji kao i sve naknadne izmjene putem Sustava elektroničke razmjene podataka između Komisije i država članica (SFC2014); d) utvrđivanje i donošenje pravila o prihvatljivosti za projekte i projektne troškove za sve aktivnosti, osiguravanje jednakog postupanja te izbjegavanje sukoba interesa, u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja; e) organizacija i oglašavanje poziva na podnošenje ponuda i poziva na podnošenje prijedloga te organizacija i oglašavanje odabira i dodjele projekata za financiranje u okviru nacionalnog programa, u skladu s područjem primjene i ciljevima posebnih uredaba iz članka 2. točke (a) Uredbe (EU) br. 514/2014. te kriterijima iz članka 9. ove Uredbe; f) osiguravanje postojanja sustava za prikupljanje podataka potrebnih za izvješćivanje Komisije o zajedničkim pokazateljima i pokazateljima specifičnima za program, zajedno s drugim podacima o provedbi programa i projekata; g) osiguravanje dosljednosti i komplementarnosti sufinanciranja u okviru posebnih uredaba i drugih relevantnih nacionalnih instrumenta i instrumenata Unije; h) praćenje projekata i provjeravanje jesu li prijavljeni projektni troškovi zaista nastali i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima; i) osiguravanje postojanja sustava za evidentiranje i pohranjivanje računovodstvenih podataka za svaki projekt iz Nacionalnog programa u računalnom obliku i prikupljanje podataka o provedbi potrebnih za financijsko upravljanje, praćenje, nadzor i ocjenu; j) osiguravanje korisnicima i drugim tijelima uključenim u provedbu projekata koji se financiraju u okviru nacionalnog programa da zadrže odvojeni računovodstveni sustav ili odgovarajuće računovodstvene kodove za sve transakcije koje su povezane s projektom, ne dovodeći u pitanje nacionalna računovodstvena pravila; k) osiguravanje da se ocjenjivanje nacionalnog programa iz članka 56. i članka 57. stavka 1 Uredbe (EU) br. 514/2014 provodi unutar odgovarajućih rokova; 3.10.2014. L 289/5 Službeni list Europske unije HR; l) osiguravanje da neovisni ocjenjivači u svrhu provođenja ocjenjivanja iz članka 56. i članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 i formuliranja mišljenja prime sve potrebne informacije o upravljanju Nacionalnim programom; m) uvođenje postupaka kojima će se osigurati da svi dokumenti u vezi rashoda, odluka i aktivnosti nadzora imaju potrebni revizijski trag te da su pohranjeni u skladu s provedbenim uredbama Komisije donesenima na temelju članka 27. stavka 5. Uredbe (EU) br. 514/2014; n) osiguravanje potrebnih informacija tijelu za reviziju o primijenjenim postupcima upravljanja i nadzora te troškovima financiranim u skladu s posebnim uredbama u svrhu provođenja revizija iz članka 29. Uredbe (EU) br. 514/2014. te formuliranja revizijskog mišljenja; o) izrada provedbenih izvješća iz članka 54. Uredbe (EU) br. 514/2014 i evaluacijskih izvješća iz članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 te njihovo podnošenje Komisiji putem sustava SFC2014; p) sastavljanje zahtjeva za plaćanje u skladu s člankom 44. Uredbe (EU) br. 514/2014 te njihovo podnošenje Komisiji putem sustava SFC2014; r) provođenje aktivnosti informiranja i oglašivanja te širenja rezultata programa, u skladu s člankom 53. Uredbe (EU) br. 514/2014; s) provođenje administrativnih nadzora i nadzora na licu mjesta u skladu s člankom 27. Uredbe (EU) br. 514/2014; t) surađivanje s Komisijom i odgovornim tijelima u drugim državama članicama; u) odazivanje na nalaze tijela za reviziju, postupanje u skladu s njima ili, u slučaju da nisu prihvaćeni, davanje detaljnog obrazloženja; v) dostavljanje potpisanih sporazuma s korisnicima fondova u pisanom i elektronskom obliku odmah po potpisivanju delegiranom tijelu; z) dostavljanje odobrenih zahtjeva za plaćanje/zahtjeva za naknadu plaćenih troškova delegiranom tijelu te ostalih obavijesti vezanih uz odobrena sredstva za isplatu iz kojih je jasno vidljiv iznos prihvatljivih troškova, opis troška te ostale potrebne informacije u pisanom i elektronskom obliku odmah po odobrenju.
Odgovorno tijelo može povjeriti neke od svojih zadaća vanjskim izvršiteljima, međutim ono ostaje odgovorno za njih. Odgovorno tijelo redovito provjerava provedbu povjerenih zadaća kako bi se uvjerilo da je obavljeni rad prihvatljive kvalitete i u skladu s propisima Europske unije kao i nacionalnim propisima.